гостиница п.Рефтинский

Командировочные расходы интересуют налоговиков с точки зрения практически всех основных налогов. Документация по служебным поездкам попадает под пристальное внимание в ходе проверок налога на прибыль, НДФЛ, ЕСН и даже НДС. Сама компания составляет только часть необходимых бумаг. Остальные документы (те, что собственно и подтверждают произведенные расходы) организация должна получить от командированного сотрудника.

Командированному сотруднику перед поездкой обычно выдают деньги для покрытия всех предстоящих расходов. А в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (как российской, так и зарубежной) работник должен отчитаться в том, на что он их потратил (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40).

Для этого предусмотрен авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. На оборотной стороне бланка сотрудник

должен указать все расходы, на возмещение которых он рассчитывает, и привести реквизиты оправдательных документов.

К авансовому отчету должны быть приложены:

документы, подтверждающие затраты;
утвержденное руководителем служебное задание с кратким отчетом о выполнении;
командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
копия паспорта с отметками о пересечении границы (если сотрудник вернулся из зарубежной командировки).
Проездные расходы

Основной документ, подтверждающий затраты на проезд,– билет. Его сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. А как быть, если сотрудник приобрел электронный билет (e-ticket)? В таком случае от работника нужно потребовать распечатанную маршрутную квитанцию электронного билета и оригиналы посадочных талонов (письмо Минфина России от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649).

При наличии подтверждающих документов расходы на проезд учитывают при расчете налога на прибыль в полном объеме. И с суммы, выплаченной в счет возмещения данных затрат, не нужно удерживать НДФЛ и платить соцналог, пенсионные взносы и отчисления на страхование отнесчастных случаев.

А вот с НДС нередко возникают сложности. Билет является бланком строгой отчетности, а значит может быть основанием для принятия к вычету предъявленного налога. Но проблема в том, что встретить авиа- или железнодорожный билет, в котором отдельной строкой приведена сумма налога, довольно сложно. Ведь при расчетах с населением налогоплательщики вовсе не обязаны выделять НДС (п. 4, 5 ст. 168 НК РФ). Если в купленном сотрудником билете нет упоминания о налоге, зачесть НДС без спора с инспекторами не получится. Но в то же время всю сумму, указанную в документе, можно включить в налоговую себестоимость.

Если сотрудник потерял билет, он может приложить к авансовому отчету справку о минимальной стоимости проезда и объяснительную записку с просьбой возместить эту сумму. По решению руководителя фирма вправе компенсировать такие затраты. Однако она не сможет включить их в налоговую себестоимость. Кроме того, с суммы выплаты нужно будет удержать НДФЛ.

Затраты на проживание

Обычно во время командировки сотрудники живут в гостиницах. Документом, подтверждающим расходы, в этом случае, как правило, является счет. Учет расходов на проживание зависит от того, на каком бланке оформлен этот документ.

Так, если счет является бланком строгой отчетности (то есть составлен по форме № 3-Г или 3-Гм, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г.), гостиница может не применять ККТ. НДС, выделенный в таком счете отдельной строкой, организация вправе принять к вычету без счета-фактуры.

Однако гостиницы могут выставлять счета и в произвольной форме. В таком случае сотрудник должен приложить к отчету еще и кассовый чек. А для вычета «входного» НДС потребуется счет-фактура. Причем составленный на имя организации (письмо Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-04-11/165). Без этого документа выделенный в счете налог компания не сможет ни принять к вычету, ни списать на налоговые расходы.

Что касается НДФЛ и ЕСН, то при наличии оправдательных документов с суммы возмещения налог удерживать вообще не нужно. В ситуации, когда компания компенсирует сотруднику неподтвержденные затраты по найму жилья, выплаты не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей– за каждый день российской командировки и2500рублей в случае поездки за границу (п. 3 ст.217НК РФ). А вот соцналог не нужно платить со всей суммы недокументированных затрат на проживание, поскольку фирма не может учесть их при расчете налога наприбыль (п.3ст. 236 НК РФ).

Иногда в счете фигурируют дополнительные услуги гостиниц – их также можно включать в налоговую себестоимость. Если, конечно, речь не идет, скажем, об обслуживании в баре, ресторане, номере или посещении бассейна и тренажерного зала (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные

Единственная выплата командированному, которая не требует документального подтверждения, – это суточные. Их выдают за каждый день нахождения в командировке. При этом первым днем служебной поездки считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного, а день прибытия туда транспорта будет окончанием служебной поездки. Если аэропорт, например, находится за пределами города, нужно учитывать еще и время на дорогу туда (или оттуда). Допустим, самолет прилетает 14-го числа в 23 часа 20 минут. Но чтобы добраться от аэродрома до города, сотруднику требуется еще час. В такой ситуации фирма должна будет выплатить суточные и за 15-е число, ведь именно этот день будет считаться датой окончания командировки.

Особняком стоят однодневные поездки. Если сотрудник может каждый день возвращаться домой из местности, в которую командирован, суточные ему не положены (п.15 Инструкции).

Особенности есть и у загранкомандировок. Здесь действует такое правило: суточные за день пересечения границы нужно выдавать по нормам, установленным для той страны, в которую направляется сотрудник (письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

Суточные, в отличие от остальных командировочных затрат, можно включать в налоговую себестоимость лишь в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Так, например, суточные при командировках по нашей стране можно относить на расходы в сумме, не превышающей 100 рублей в день.

С этого года существует ограничение и в отношении НДФЛ. Прежде финансисты и налоговики настаивали на том, что и для этого налога можно применять прибыльные нормы (письмо Минфина России от 20 марта 2007 г. № 03-04-06-01/77). Однако судьи были с этим категорически не согласны (решение Высшего арбитражного суда РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04). Теперь же не облагаются НДФЛ лишь суточные, которые не превышают 700 рублей по российским командировкам и 2500 рублей – по зарубежным (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Окончательный расчет

Получив авансовый отчет, бухгалтер должен проанализировать все расходы, указанные сотрудником на оборотной стороне бланка в графах 1–6, на предмет их обоснованности и соответствия нормам Положения о командировках, действующего в компании. Так, например, из счета за проживание нужно вычленить стоимость тех дополнительных услуг, которые не будут компенсированы сотруднику. Скажем, плату за посещение спортзала. Необходимо также проверить все представленные документы на предмет наличия необходимых реквизитов.

Суммы затрат, которые могут быть приняты к учету, бухгалтер должен отразить в графах 7–8 оборотной стороны авансового отчета. А в графе 9 нужно указать счета, по дебету которых следует отнести данные суммы.

После того как проверенный авансовый отчет будет утвержден руководителем организации, бухгалтер должен сравнить выданный работнику аванс с суммой расходов, которые по решению директора должны быть ему компенсированы.

Если возник перерасход, разницу нужно будет доплатить работнику. Но возможна и другая ситуация: командированный потратил не весь аванс. Тогда остаток он должен вернуть.

Если сотрудник не спешит внести в кассу неизрасходованные деньги компании, руководитель может принять решение об удержании данной суммы из зарплаты командированного. Сделать это можно в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

В статье 137 ТК РФ сказано, что вовремя не возвращенный остаток аванса можно покрыть за счет зарплаты, только «если работник не оспаривает оснований и размеров удержания». Как пояснил Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0, сотрудник должен дать письменное согласие. Оно может быть оформлено, например, в виде соответствующей отметки на приказе об удержании. Кроме того, нужно помнить, что размер удержания не может превышать 20 процентов начисленного заработка (ст. 138 ТК РФ).

Источник: WWW.KLERK.RU
Смотрите по данной теме:
Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Не возвращенные из подотчета денежные средства - не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога.
Кто устанавливает нормы для суточных

Что такое сверхнормативные суточные для служебных поездок по России? Как определить превышение норматива? И надо ли облагать ЕСН и пенсионными взносами суммы суточных, которые компания выплачивает командированным работникам сверх установленных норм? Мнения чиновников и судей расходятся.
Оформляем командировку для сотрудника

Почти у каждой фирмы возникает необходимость отправлять сотрудника в командировку. Иногда «по делам» работник может быть командирован и за границу, что, конечно, добавит бухгалтеру лишних хлопот. Также вопросы возникнут при оформлении командировки, выпавшей на выходные дни.
Как правильно оформить отчет по командировкам

При проведении проверок налоговые органы обычно уделяют повышенное внимание расходованию наличных денежных сумм. В данной статье речь пойдет о том, как не допустить ошибок при оформлении документов, касающихся расчетов с подотчетными лицами (авансовых отчетов, командировочных удостоверений и т. д.), и избежать возможных споров с налоговиками.
Разъяснения посвящены документальному подтверждению расходов на загранкомандировки работников

Комментарий будет полезен тем организациям, которые отправляют своих работников за рубеж на рейсах иностранных авиакомпаний. Чтобы подтвердить расходы на такие полеты, вам понадобятся распечатка электронного авиабилета и посадочный талон работника на самолет. Если при этом командировка проходит в нескольких странах, а в загранпаспорте не делается никаких отметок о пересечении их границ, расходы на выплату суточных можете обосновать указанными выше документами и счетами из отелей.
НДФЛ с командировочных расходов
Материал предоставлен компанией "Аудит МСК" /

Специалисты компании «Аудит МСК» начинают делиться опытом решения вопросов, возникающих у сотрудников финансовых служб предприятий. Данная публикация будет посвящена вопросам НДФЛ. В коллективном договоре организации предусмотрено, что если при возвращении работника из командировки он не представляет документы, подтверждающие его расходы по найму жилого помещения, организация компенсирует ему эти расходы в пределах суммы, установленной в коллективном договоре. Вправе ли организация не облагать НДФЛ данные выплаты с 01.01.2008?

На данный вопрос ответил Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Письмом от 05.02.2008г. N 03-04-06-01/30. Вопрос налогообложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения налогоплательщику расходов в командировке по найму жилого помещения, не подтвержденных документально, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

Согласно п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат налогообложению все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, в частности, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

С 1 января 2008 г. вступили в силу положения Федерального закона от 24.07.2007 N 216-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации", в соответствии с которыми при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Таким образом, с 1 января 2008 г. в случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы денежных средств, выданных ему организацией для оплаты найма жилого помещения, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в пределах 700 и 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Аудиторы Компании «Аудит МСК».

Источник: WWW.KLERK.RU
Вопрос 3: Сотрудник после возвращения из командировки представил в бухгалтерию счет за проживание в гостинице (форма № 3-Г) и чек ККМ. Возникают вопросы о правильности оформления расходов на проживание в гостиницах, от решения которых зависит возможность предъявить НДС к вычету.

Ответ 3: Напоминаем, что по Налоговому кодексу РФ налоговым вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки. В частности, в эти расходы включаются затраты по найму жилого помещения при условии, что данные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль Предприятия (п.7 ст.171 НК РФ):

«…7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.»

Налоговые вычеты по НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ (п.1 ст.172 НК РФ). А это значит, что налоговые вычеты могут производиться как на основании счетов-фактур, так и на основании иных документов.

Для организаций (в том числе гостиниц), выполняющих работы, оказывающих платные услуги за наличный расчет непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п.7 ст.168 НК РФ).

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). А это значит, что при оказании услуг по найму жилья может выдаваться бланк строгой отчетности.

В сфере гостиничного хозяйства используется форма N 3-Г ("Счет" за проживание в гостинице), которая была утверждена Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Заполнение этой формы подтверждает оплату гостиничных услуг и является основанием для вычета суммы НДС, входящего в их стоимость. То есть этот бланк заменяет счет-фактуру. При этом сумма НДС в бланке должна быть выделена отдельной строкой на основании положений п.4 ст.168 НК РФ:

«…4. В расчетных документах, в том числе в реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и в счетах-фактурах, соответствующая сумма налога выделяется отдельной строкой».

В настоящее время кассовый чек на налоговый вычет по НДС не влияет, т.к. в настоящее время не требуется подтверждать оплату сумм НДС, так как соответствующая норма гл.21 НК РФ отменена. Поэтому сумма НДС, которая выделена или не выделена в нем, не имеет значения.

Согласно, Письму Минфина РФ № 16-00-24/9 от 25 марта 2004 г.

«…суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки и выделенные отдельной строкой в счете гостиницы, могут быть приняты к вычету в случае, если данный документ является бланком строгой отчетности, а также при наличии документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека).»

Теперь рассмотрим различные ситуации по принятию к вычету НДС.

Ситуация 1. Если в форме N 3-Г сумма НДС не выделена, то согласно п.4 ст.168 НК РФ уплаченные суммы НДС к вычету принять нельзя.

Ситуация 2. Если в форме N 3-Г сумма НДС выделена, то суммы налога можно принять к вычету.

Ситуация 3. Если за проживание в гостинице работнику выдан только счет (не по форме N 3-Г) с выделением НДС, без оформления счета-фактуры, то принять к вычету суммы НДС нельзя.

Ситуация 4. НДС можно принять к вычету, если при расчете за проживание в гостинице работнику выдан счет-фактура, а форма N 3-Г не выдана.

Таким образом, основанием для принятия к вычету сумм НДС по услугам по найму жилого помещения в гостинице в период командировки являются бланки строгой отчетности установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке, с указанием в этих бланках сумм НДС. При этом документы, оформленные по услугам гостиниц в произвольной форме, не могут служить основанием для вычета НДС.

Аудитор Галушко А.А.